La digitalizzazione sta procedendo e con essa nuovi strumenti sono apparsi nel panorama aziendale negli ultimi anni, anche se tuttavia spesso le normative e le possibilità per l'utilizzo di queste tecnologie non sono chiare.
Grazie ai servizi di La Contabile, l'azienda emiliana dedicata alla gestione aziendale a 360 gradi, anche queste dinamiche possono essere facilmente risolte.
Cos'è la PEC e a cosa serve?
Quando parliamo di digitalizzazione aziendale, in particolare ci riferiamo alla Posta Elettronica Certificata (PEC), alla firma digitale e alla fattura elettronica. Alcune di queste sono già una realtà ben consolidata in alcuni settori, ma il programma nazionale di digitalizzazione sta ampliando alcuni obblighi per tutte le categorie, portando a novità non indifferenti su tutto lo scenario italiano.
Proprio per questo motivo, La Contabile ha voluto lanciare una gamma dettagliata di servizi specializzati per aiutare le aziende e gli enti pubblici ad adempiere ai nuovi obblighi legali legati alla digitalizzazione.
Uno dei servizi più all'avanguardia e funzionali è proprio quello di PEC Buffetti, che ha lo scopo di facilitare la gestione della posta, sia che si tratti di una grande realtà aziendale che di un piccolo negozio.
La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di posta elettronica che fornisce ai mittenti documenti elettronici legalmente validi che ne attestano la trasmissione e la consegna. Questo strumento, infatti, ha lo stesso valore di una raccomandata con ricevuta di ritorno, e proprio per questo la persona che invia l'e-mail può essere sicura dell'avvenuta consegna oppure del mancato recapito del messaggio e di tutti gli allegati. Questo tipo di servizio è valido solo se l'e-mail viene inviata tra proprietari di PEC, se invece l'e-mail viene inviata da PEC a un normale indirizzo di posta elettronica, il messaggio verrà inviato, ma non si riceverà una prova di consegna (in questo caso siamo di fronte all'equivalente di una raccomandata semplice).
La PEC è diventata obbligatoria per tutte le aziende dopo che il Decreto legge 179/2012 è stato modificato in 221/2012 e sono state aggiunte indicazioni contenute nel decreto 2/2009.
Ecco che quindi una nuova azienda deve obbligatoriamente dichiarare una casella PEC al momento dell'iscrizione al registro delle imprese e questo vale per tutte le imprese. Anche le imprese individuali, comprese le nuove partite IVA e gli artigiani, devono dichiarare una casella PEC all'atto dell'iscrizione al registro delle imprese e da fine giugno 2013 tutte le ditte individuali, anche se si tratta di piccole realtà.
La proposta di La Contabile e il servizio di gestione PEC
Il servizio di Pec Buffetti offerto da La Contabile mira quindi a fornire un servizio PEC valido ai fini legali mediante l'emissione di caselle di posta elettronica autenticate con nome a dominio company@pec.buffetti.it. Tale indirizzo andrà comunicato alle camere di commercio, ai commercialisti o agli ordini dei liberi professionisti per tempo così da poter godere di tutti i benefici della casella postale certificata.
Il costo per l'attivazione di una casella di posta è variabile e dipende dal numero di anni di cui si vuole giovare del servizio, ed è in generale molto conveniente sia che si tratti di un solo anno che per periodi più lunghi, che vanno a superare i cinque anni di attività.
Il servizio PEC Buffetti verrà attivato entro 24 ore dalla richiesta e, alla scadenza, si verrà avvisati via email così da rinnovare il servizio per evitare eventuali sanzioni.
Con l'avvicinarsi della scadenza, verrà difatti inviata una tradizionale email all'indirizzo specificato al momento dell'emissione della PEC, che ci avverte di aggiornare per tempo la casella di posta autenticata. Sia che si voglia continuare ad usufruire del servizio, sia che non si sia più interessati, viene concesso un periodo di un mese per procedere con il rinnovo senza il timore di vedersi cancellata l'intera cronologia.
Esistono due diversi metodi per accedere al proprio account PEC Buffetti: attraverso un'app per sistemi Android o iOS denominata Aruba PEC, che consente di gestire comodamente la casella di posta autenticata direttamente dallo smartphone, oppure tramite il sito di webmail.pec.it.